Данный гайд предназначен для сотрудников транспортных компаний, бухгалтеров и диспетчеров. В нем пошагово описан процесс учета и списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) с использованием путевых листов и ведомостей. Цель процесса — обеспечить прозрачный и обоснованный учет расхода топлива и подготовку документов для анализа затрат и выставления счетов заказчикам.

Шаг 1. Создание организации
Для начала работы необходимо создать организацию в учетной системе. При создании укажите следующие данные:
- Полное и краткое наименование организации.
- Юридический адрес и контактные данные.
- ИНН, КПП и другие реквизиты.
- Информацию об ответственных лицах.

Это позволит автоматически подставлять реквизиты в создаваемые документы.

Шаг 2. Добавление транспортных средств
После создания организации в системе регистрируются все единицы транспорта.
Необходимо указать:
- Марку и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный номер.
- Тип и объем топливного бака.
- Норму расхода топлива на 100 км или моточасы.
- Ответственного за эксплуатацию.

Эти данные будут использоваться для расчета нормативного расхода топлива.

Шаг 3. Добавление водителей
В системе добавляются сведения о водителях, работающих на транспорте:
- ФИО.
- Табельный номер или уникальный идентификатор.
- Контактная информация.
- Данные водительского удостоверения.
- Закрепление за конкретными машинами (если применяется).

Шаг 4. Создание путевого листа
Для каждой поездки формируется путевой лист:
- Указываются дата и время выезда.
- Данные водителя и транспортного средства.
- Задание на рейс.
- Планируемый маршрут.

Путевой лист является основным документом учета движения автомобиля и расхода ГСМ.

Шаг 5. Внесение показаний одометра и данных о топливе
Перед выездом фиксируются:
- Показания одометра (пробег при выезде).
- Количество топлива в баке.

При возвращении:
- Показания одометра по возвращении.
- Оставшийся остаток топлива.

Эти показатели будут основанием для расчета фактического расхода ГСМ.

Шаг 6. Заполнение блока «Движение горючего»
В разделе «Движение горючего» необходимо:
- Указать количество топлива, выданного водителю.
- Отметить источники получения топлива (склад, топливные карты, наличные).
- Привязать данные к конкретному путевому листу.
- Проверить корректность расчета нормативного расхода.

Шаг 7. Перенос данных в карточку транспортного средства
Все сведения из путевого листа автоматически переносятся в карточку транспортного средства в Excel.
Карточка содержит:
- Сводную информацию по рейсам.
- Показатели движения и остатка топлива.
- Нормативный и фактический расход.

Карточки ведутся по каждой машине отдельно.

Шаг 8. Формирование ведомости учета списания ГСМ
На основе карточек составляется Ведомость учета списания ГСМ.
Ведомость включает:
- Перечень всех рейсов за период.
- Нормативный и фактический расход.
- Разницу между ними.
- Основания для списания.

Таблица ведомости прилагается к настоящему гайду.

Шаг 9. Хранение ведомости
Ведомость учета списания топлива хранится в организации в бумажном или электронном виде.

Она используется:
- Для внутреннего учета.
- Для анализа расходов парка.
- Для формирования счетов заказчикам.
Шаг 10. Сравнение с фактическими данными и выставление счетов
Бухгалтер сверяет данные ведомости с фактическими расходами:
- Приход топлива по складу или картам.
- Остатки в баках.
- Суммы, оплаченные наличными.

На основании этих данных формируются счета заказчикам:
- Если услуги оказываются по фактическому расходу топлива.
- Если работа ведется по фиксированным тарифам, данные используются для анализа рентабельности.
Важно
Если заказчик работает по фиксированным ставкам доставки или парк обслуживает собственные нужды (например, такси), процедура учета ГСМ выполняется только для анализа и прогнозирования себестоимости.

Перед налоговыми или другими государственными органами отчитываться о списании ГСМ не требуется.

Заключение
Правильное ведение учета движения топлива позволяет:
- Контролировать расходы.
- Выявлять отклонения и хищения.
- Формировать объективные расценки на услуги автопарка.
- Повышать финансовую прозрачность и управляемость бизнесом.

Настоящий гайд рекомендуется использовать в работе всех сотрудников, ответственных за учет топлива и оформление документов.